Brrr, de afdeling inkoop…

Voor mij klonk dat altijd als een streng gebeuren, met superzakelijke types die niets prijsgeven maar wel hun persoonlijke voorkeuren hebben, strakke procedures en dichtgetimmerde raamwerkcontracten waar je als klein onderneminkje gaan schijn van kans maakt. Alhoewel er dan wel enkele ‘verlichte’ organisaties bleken te zijn in mijn zakelijke netwerk de laatste jaren die juist doorhebben dat echte vernieuwing van kleine partijen komt en dus extra genegen zijn Wayra in te huren. Maar dan nog, contact zoeken met inkoop? Nee, niet voor mij!

dkvi-logo-bIk open mijn mind

En dan lees ik onlangs de ondernemersnieuwsbrief van mijn gemeente, Utrechtse Heuvelrug (Doorn, Driebergen en nog 5 dorpen in het groen). Met een aankondiging van een avond over het nieuwe inkoop-beleid en welke kansen dat biedt aan ondernemers. Gelukkig kan ik mijn mind openen hiervoor. Want ja, ik ben toe aan vernieuwing van mijn verwerving van opdrachten.

Verrassing!!

Mijn vraag was: ‘wat moet ik doen om in aanmerking te komen voor opdrachten voor de gemeentelijke organisatie’. Bovendien was ik erg benieuwd of hun inkoopafdeling wel werkelijk een open houding en beleid heeft. En ja hoor, dat was zo. Meer dan. Met vier inkoopadviseurs, een raadslid en twee wethouders aanwezig was de kernboodschap helder: ‘ondernemer, meld je bij ons, maak je kenbaar, want daar hebben jij en wij veel aan. Als jij je gegevens invoert in onze lokale ondernemers-database, kunnen wij ons werk beter doen. Sterker nog: we helpen je met antwoorden op al je vragen. De deur staat open, kom ‘ns bij ons op de koffie. En kijk, lees de inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen etc. En wist je dat tot zo’n € 30.000 we niet hoeven aan te besteden? Dan kan het zomaar zijn dat we het jou 1-op-1 gunnen, als je kwaliteit levert uiteraard.’

Hoe simpel….aluglas_contactinkoop_003

Wauw…hoe simpel kan het soms zijn. Ik was er zelf niet op gekomen: de gemeente stimuleert dat ik me meld in hun database. Deze is heel simpel: contactinfo, categorie, en verdere trefwoorden die je zelf kiest (zie alhier https://laposta.nl/f/ss5w77hbm2lj.). Er staan nu overigens slechts ruim 90 bedrijven in, terwijl er op de Heuvelrug natuurlijk duizenden zijn. Dus lokale bedrijven, pak je kans.

Jij bent nodig

Ja natuurlijk willen zij meer weten van ondernemers. Dan kunnen ze namelijk beter inkopen! Ze hebben jouw informatie nodig. En daarin werken ze samen met andere regionale gemeenten. Ze geven zelfs 2 x per jaar een cursusmiddag voor ondernemers over inkoopbeleid. Fantastisch.

Vijf praktische tips

Op basis hiervan heb ik deze praktische tips voor je:

  1. Meld je aan voor de ondernemersnieuwsbrief van jouw gemeente en houd dit soort avonden in de gaten.
  2. Kijk / vraag of er een ondernemersdatabase is vanuit de afdeling inkoop en meld je daarin aan. Mogelijk is die van meerdere gemeenten samen, als portal.
  3. Het kan nog actiever: vraag of je op de koffie mag komen omdat je wilt weten hoe het werkt. Voorbeeld: de gemeente Heuvelrug start met een inloopspreekuur, let wel: 1-op-1 gedurende 15 tot 30 minuten, waarin je als ondernemer je vragen kunt stellen. Wat een service. Zolang ze geen marktinformatie geven, kunnen ze je alles vertellen en uitleggen.
  4. Zo kun je natuurlijk ook de inkoopafdelingen van ziekenhuizen en andere instellingen benaderen. Het zou kunnen dat ze het gek vinden dat je belt, of dat ze het afhouden, maar dan heb jij je antwoord klaar: ‘wanneer kunnen jullie je werk beter doen? Als je meer of minder weet van mij als potentiële leverancier?’ En je kunt het voorbeeld van Heuvelrug inbrengen.
  5. M.n. bij overheden: kijk goed naar hun definitie van ‘lokaal’. In mijn gemeente betekent dat dat het officiële zakelijke vestigingsadres van het betreffende bedrijf in de gemeente moet zijn. Ook al woont niemand van de werknemers in de gemeente.

Wist je dat:

  • Ongeveer 25% van een totale gemeentebegroting o.b.v. inkoop is? Dit % i20131223-inhuur-extern-personeels al jaren zeer constant, door heel Nederland. Ter vergelijk: mijn gemeente met bijna 50K inwoners heeft een begroting van zo’n € 100 miljoen, dus ongeveer € 25 miljoen wordt ingekocht.
  • 70% van de opdrachten zit onder de 200K. De meeste zijn redelijk klein.
  • De gemeente Heuvelrug vindt deze zaken cruciaal bij gunning, ook onderhands (= gunning zonder (uitgebreide) aanbesteding):
    • Kwaliteit
    • Social return, ook bij kleine opdrachten
    • Duurzaamheid
    • Kostenreductie
    • Servicegerichtheid
  • Bij grotere opdrachten zijn er verschillende vormen van aanbestedingen. Dan is de term MVI belangrijk; dit betekent Meest Voordelige Inschrijving. Criteria: 1. Laagste prijs; 2. prijs-kwaliteit-verhouding; 3. Laagste prijs op basis van kosteneffectiviteit. Die laatste is nieuw.

Het begint uiteraard me de vraag: voor welke organisaties wil je werken? En verder: je hebt natuurlijk geen enkele garantie dat als je zo contact zoekt met de inkoopafdeling van een instelling, je een opdracht krijgt. Maar je kansen stijgen aanzienlijk als je weet hoe het proces en de beoordeling in elkaar zit.

Succes!

Meer info: landelijk: https://www.pianoo.nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen

Heuvelrug: http://www.heuvelrug.nl/gemeente/inkoop-en-aanbesteding_46631/